Stichting PJS

Heeft u moeite om draagvlak te krijgen voor de uitvoering van een oplossing? Of zoekt u een methode om snel commitment te krijgen? Als u één van beide vragen met ‘ja’ heeft moeten antwoorden, dan is de Verbetergroep uitermate geschikt voor u. 
De Verbetergroep is een methode waarbij in drie sessies stap voor stap naar een oplossing voor een probleem wordt toegewerkt. Het geeft inzicht in de oorzaken die kleven aan een probleem, biedt meer dan honderd oplossingen voor een gekozen hoofdoorzaak en geeft minimaal één uitgewerkte en kant en klare oplossing. Het is de ideale methode om draagvlak te krijgen bij alle betrokkenen.

Gelijkwaardigheid: Iedereen wordt als gelijkwaardig behandeld, elke inbreng wordt gewaardeerd en elk idee wordt als waardevol beschouwd. Daarmee is de Verbetergroep uitermate geschikt om minder mondige groepen hun bijdrage te laten leveren.

Snelheid: Snelheid zorgt ervoor dat men niet teveel nadenkt. Dat komt de creativiteit ten goede. Bovendien zorgt de snelheid ervoor dat deze methode relatief weinig tijd kost: er zijn maar drie sessies van twee uur nodig.

Creativiteit: Doordat er meer dan 100 ideeën worden geproduceerd, zitten er gegarandeerd bruikbare oplossingen tussen. Kwantiteit zorgt voor kwaliteit.

Betrokkenheid: Doordat alle groepen worden betrokken bij het proces, voelt iedereen zich eigenaar van de oplossing. Het commitment is daardoor groot. Na het proces voelen de groepen zich een team, ondanks eventuele controverse aan de start van het proces.

Er is behoefte aan een goede methode die geschikt is voor het oplossen van problemen in situaties van controverse. De Verbetergroep is één van de weinige methoden, die in een situatie van controverse uitkomst biedt. In zulke situaties is ook het commitment van alle betrokkenen aan de uiteindelijke oplossing van groot belang. De Verbetergroep zorgt voor dit commitment. Niet alleen de uiteindelijke oplossing zorgt voor een vermindering van de controverse, maar vooral ook het samen optrekken bij het verwezenlijken van die oplossing.

Radicaal Jong Groningen

De Plattelandsjongeren uit Loppersum hebben meegedaan aan de Verbetergroep van het project Radicaal Jong. Er blijkt bij deze groep jongeren negatieve gedachten te bestaan over buitenlanders. Uit het onderzoek voorafgaand aan de Verbetergroep, die uitgevoerd is door de jongeren zelf, bleek dan ook dat er diverse knelpunten waren. Eén van deze knelpunten is gekozen om mee aan de slag te gaan via de Verbetergroep: “Plattelandsjongeren ontwikkelen sneller negatieve gedachtes over buitenlanders dan standsjongeren”. 

Bij de Verbetergroep wordt een probleem in stappen opgelost door mensen die te maken hebben met het probleem. Aan deze Verbetergroep hebben de volgende volwassenen deelgenomen: adviseur leefbaarheid en sociale samenhang, jongerenwerker, senior beleidsadviseur MRO van de gemeente en de voorzitter van dorpsbelangen. Daarnaast waren er zeven jongeren aanwezig.

Na de eerste bijeenkomst is er één hoofdoorzaak van het probleem geformuleerd door de hele groep: “Plattelandsjongeren ontwikkelen sneller negatieve gedachtes over buitenlanders dan stadsjongeren, omdat zij minder in contact komen met buitenlanders."

In de tweede sessie heeft de groep 84 oplossingen weten te vinden voor dit probleem. Vervolgens is in de derde sessie  door middel van de songfestivalmethode een top 5 gemaakt van de beste oplossingen. De nummer 1 van deze top 5 was: ‘Noorderslag’ op het platteland met buitenlandse bands en bezoekers (muziek, zang, dans en eten). Om deze mooie oplossing nog completer te maken, is er gekeken of er combinaties gemaakt konden worden met andere oplossingen, die ook in de tweede sessie bedacht zijn. Met de volgende oplossingen is deze nummer één oplossing verder verrijkt:

- Basisschool betrekken bij het festival -> optreden
- Uitwisseling van jongeren -> allochtone jongeren uitnodigen voor festival
- Allochtone deelnemer project bouwt/slaat bruggen met allochtone stadsjongeren 
- Filmpjes maken over samenwerking/uitwisseling
- Sociale media gebruiken

Bijeenkomst 1

Afspraken

Bij de Verbetergroep wordt gewerkt met een afsprakenposter. Deze hangt altijd zichtbaar in de ruimte. Het doel van deze afspraken is dat iedereen zich realiseert dat goed en fout niet bestaat. De basis moet zijn dat iedereen het gevoel heeft dat zijn inbreng waardevol is. Dit is cruciaal. Juist die afspraken zorgen er namelijk voor dat de sterke punten van de Verbetergroep beter uit de verf komen. De sterke punten van de Verbetergroep zijn: gelijkwaardigheid, creativiteit, betrokkenheid en snelheid.  

Afsprakenposter:  
 

- Iedereen is gelijkwaardig

- Respecteer elkaars mening

- Fouten maken mag

- Van elkaar leren is goed

- Oordeel niet te snel

- Wees optimistisch

- Discussieer niet, maar argumenteer

Uitwerking probleemstelling

De volgende stap in de Verbetergroep is het verhelderen van de probleemstelling door de daarin voorkomende begrippen één voor één te bespreken. Alle deelnemers laten door middel van rondes weten wat zij onder het onderstreepte begrip verstaan. Op deze manier is de probleemstelling uiteindelijk duidelijk gedefinieerd en voor iedere deelnemer begrijpelijk. 

Oorzaken inventariseren

Nu gaat de groep op zoek naar oorzaken. Elke deelnemer noemt op zijn beurt een oorzaak. Er wordt geclusterd naar thema aan de hand van een ‘visgraatmodel’.
Dit model geeft alle oorzaken overzichte¬lijk weer. Elke ‘graat’ staat voor een bepaald cluster. Zo wordt snel duidelijk in welk cluster de meeste oorzaken liggen. 

Hoofdoorzaken

Aan het einde van deze eerste bijeenkomst bepalen de procesbegeleiders aan de hand van het gevulde visgraatdiagram de hoofdoorzaken. Er wordt gekeken welke oorzaken het meest genoemd zijn. De oorzaken benoemen is belangrijk. Vaak denkt men namelijk meteen in oplossingen, zonder bij onderliggende oorzaken stil te staan. Het is constructiever om eerst naar de oorzaken van een probleem te zoeken en daar vervolgens oplossingen voor te bedenken. 

Bijeenkomst 2

Associëren

De procesbegeleider gaat met de deelnemers associëren. Op deze manier komen de deelnemers in de ‘mood’ om associatief te denken. Het is namelijk handig om bij het bedenken van oplossingen door te associëren op oplossingen die andere gegeven hebben. 

Oplossingen bedenken

Nu komt het belangrijkste onderdeel van deze bijeenkomst: zoveel mogelijk oplossingen bedenken. Het moge duidelijk zijn dat hiervoor weer vele rondes zijn vereist. Op deze manier wordt in korte tijd veel bruikbare oplossingen bedacht. 

Tussen bijeenkomst 2 en 3

Categorieën oplossingen

Tussen de tweede en derde bijeenkomst hebben de procesbegeleiders de oplos¬singen gecategoriseerd op thema. Dit maakt het geheel veel overzichtelijker, waardoor de onderdelen van bijeenkomst minder tijd in beslag nemen. 

Beleidskaders

Voor bijeenkomst 3 worden ook de beleidskaders vastgesteld. Dit doen de procesbegeleiders. Dit kan in overleg met de opdrachtgever, financiers en/of projectleider plaatsvinden. Hierbij kan gedacht worden aan uitvoeringsperiode, samenwerkingspartners en budget. Aan deze beleidskaders moet de beste oplossing voldoen, om ook daadwerkelijk de beste oplossing te kunnen zijn. Daarnaast zorgt het ervoor dat de oplossing ook daadwerkelijk uitgevoerd kan worden. 

Bijeenkomst 3

Gratis oplossingen

Nu wordt er gekeken of er ‘gratis oplossingen’ weggegeven kunnen worden. Dit zijn oplossingen die al in uitvoering zijn of oplossingen die heel eenvoudig en snel uitgevoerd kunnen worden en waar geen extra budget voor nodig is. Deze gratis oplossingen worden door de procesbegeleider weggestreept, zodat ze niet meedoen voor de ‘beste oplossing’. 

De beste oplossing

Nu wordt de beste oplossing gekozen. Hiervoor wordt de zogenaamde ‘song festival methode’ gebruikt. Elke deelnemer krijgt van een procesbegeleider 3 stickers. Elke sticker heeft een andere kleur en elke kleur staat voor een aantal punten. Als iedereen zijn stickers geplakt heeft tellen de procesbegeleiders de punten bij de oplossingen op en maken een rangschikking van scores. De oplossing met de meeste punten is de ‘beste oplossing’. Deze wordt naast de beleidskaders gelegd om te kijken of het daar aan voldoet. Als dat zo is dan wordt deze oplossing verder uitgewerkt. 

Voordelen en nadelen

De gekozen beste oplossing wordt verder uitgewerkt aan de hand van het bepalen van voor- en nadelen. Vervolgens worden alle nadelen één voor één weggewerkt. Er wordt gekeken hoe er wat aan deze nadelen gedaan kan worden. Een enkele keer kan dit onmogelijk zijn. Dan wordt het als aandachtspunt meegenomen gedurende de uitvoering van de oplossing. 

Oplossingen combineren

Vaak is er enthousiasme voor meerdere oplossingen. Het is daarom goed om te kijken of deze ook meegenomen kunnen worden en wellicht gecombineerd kunnen worden met de gekozen beste oplossing. Dit kan bijvoorbeeld eenvoudig met oplossingen die te makken hebben met het inzetten van digitale middelen ter ondersteuning of het inzetten van bepaalde mensen en/of organisaties. Op deze manier wordt de beste oplossing nog completer. 

Aan de slag!

De beste oplossing gaat na afloop van de Verbetergroep ook daadwerkelijk worden uitgevoerd. Hiervoor wordt een werkgroep samengesteld uit de deelnemers van de Verbetergroep. Het is van belang dat  er meerdere groepen aan de werkgroep deelnemen. Op deze manier kan ook gemakkelijk gebruik gemaakt worden van elkaars kennis, ervaringen en netwerken. In de Verbetergroep wordt nu nog één keer via rondes een eerste inventarisatie gemaakt voor wat er nodig is om de beste oplossing succesvol uit te voeren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan materialen, sponsoren, vrijwilligers etc. Als dit in kaart gebracht is, wordt er nog een rondje gemaakt waarin elke deelnemer aan kan geven waarin hij of zij graag iets wil en kan betekenen. Zo heeft de werkgroep alvast enkele handvatten om van start te gaan.